Электронные обращения граждан и юридических лиц

Инструкция по делопроизводству в организации

За оформление делопроизводства в РБ несет ответственность руководитель фирмы. Вопросами контроля за соблюдением делопроизводственных норм занимаются работники Государственной архивной службы, которая является подразделением Министерства юстиции.

Рекомендации по делопроизводству

Ответственность

Организация делопроизводства (создание инструкции по делопроизводству, следование правилам обращения с бумагами и хранение документации) – это зона ответственности руководителя компании. При назначении нового руководителя, его предшественник должен передавать все дела, для чего составляется акт передачи.

Совет. Назначьте ответственного за документы по делопроизводству и соблюдение инструкции в организации. Он разрабатывает номенклатуру дел на год. Указывает в ней основные направления работы компании и срок хранения дел.

Отвечающий за делопроизводство в компаниях составляет номенклатуру на будущий год. К первому января номенклатуру следует заверить подписью, экспертной комиссией и руководителем организации.В организациях делопроизводство контролирует экспертная комиссия, которая создается специально для этих целей. Она состоит минимум из 3 человек: председателя, главного бухгалтера и лица, отвечающего за делопроизводство. Состав утверждает приказом директор компании. Председателем комиссии назначается заместитель директора компании. Полномочия комиссии регулирует специальное положение. Каждый год комиссия отбирает документы для отправки в архив. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Документы

Документы в делопроизводстве в Беларуси, относящиеся к номенклатуре:

Учетно-регистрационные формы (книги, журналы);
Справочные картотеки;
Документы, созданные как результат временной деятельности комиссий, советов и т.д.

К номенклатуре не относится периодика, сборники нормативно правовых актов, вспомогательная документация.

Все документы в организациях хранятся в архиве: постоянно или временно сроком до 10 лет. Здесь же хранятся кадровые документы сотрудников, на протяжении 75 лет. Ответственного за архив назначает руководитель организации.

Документы после получения/создания регистрируют в специальных журналах. Это касается фирм и организаций с объемом документов до 600 в год.

Журнал учета входящей документации содержит сведения о:

дате поступления и индексе документа;
адресате;
краткой сути документа;
кому адресован документ;
расписке в получении;
отметке об исполнении/

Журнал учета исходящих документов содержит сведения о:

дате отправки и индексе документа;
адресате;
краткой сути документа;
отметке об исполнении.

Кроме журналов, входящих/исходящих документов, ведутся журналы учета договоров, доверенностей, приказов. Если организация работает с гражданами, то ведется учет жалоб/предложений и ответов на них.

Резюме

Чем крупнее ваша фирма или организация, тем сложнее бизнес-процессы в ней. И каждый документ – это отражение работы всей компании. Если у вас работают несколько отделов – то участки делопроизводства и ответственные в них свои.

Проверяющие из контролирующих органов запрашивают разные пакеты документов. А без порядка в ведении делопроизводства организации бумаги теряются. Это грозит дополнительными тратами на восстановление документов и штрафами. Например, за неправильную работу с обращениями граждан штраф составляет от 4 до 20 б.в., за уничтожение документов можно получить административный штраф от 10 до 35 б.в., за нарушения в отношении хранения документов в архиве предусмотрен штраф до 20 б.в.

Специалисты компании «Консалт» помогут наладить делопроизводство в вашей. С нами вы будете уверены в правильном движении документов в фирме компании и принимать проверяющих из государственных служб без опасений за оформление и ведение документации. Потому что профессиональная ответственность бухгалтеров компании «Консалт» застрахована. Это значит, если контролирующие органы обнаруживают у вас нарушения правил документооборота, мы возмещаем клиентам убытки.

Обновление — Апрель 2020

Делопроизводство в Беларуси 2020

Нормативно-правовой базой делопроизводства и документальной фиксации управленческих процессов входит: Конституция Республики Беларусь, законодательные и иные акты (Указы Президента РБ и Правительства РБ).

В компании также разрабатываются свои правила, которые регламентируют создание, оформление, ведение, хранение документов.

Конкретные алгоритмы ведения и рекомендации по делопроизводству описаны в следующих документах:

«Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях РБ» – утверждена Министерством юстиции РБ 19.01.2009;
СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как связаны понятия «делопроизводство» и «документооборот»?

Делопроизводство — деятельность, обеспечивающая документирование работы компании. По правилам делопроизводства осуществляется документооборот, создаются, хранятся и используются документы. Понятие «делопроизводство» появилось еще несколько веков назад и подразумевает под собой действия по созданию документа и работой с ним.
Таким образом, делопроизводство – это широкое понятие, которое включает в себя всю «жизнь» документа: от создания до списания или уничтожения. Документооборот является частью делопроизводства и обозначает совокупность передвижений документов.

Порядок подачи и рассмотрения обращений граждан

Чтобы заявление было рассмотрено в соответствии с законом, необходимо соблюсти процедуру. Для начала определите орган, полномочия которого, а также юрисдикция, позволяют рассматривать соответствующие заявления. Подаваемый документ должен быть составлен в двух экземплярах с абсолютно идентичным содержанием. При необходимости, следует приложить к нему копии иных документов, перечень которых указать в заявлении.

Подписанный документ следует зарегистрировать в канцелярии. На оба экземпляра будут проставлены входящие номера и подписи ответственного лица, после чего один из них будет возвращен заявителю. Этот документ следует сохранить!

Закон об обращении граждан позволяет подавать заявления посредством заказного письма обычной почтой. При этом, сроки рассмотрения просьбы гражданина не изменяются и составляют 30 дней с момента получения письма адресатом.

Если вы намерены пересылать оригиналы документов, рекомендуется воспользоваться услугой ценного письма, что потребует произвести опись его содержимого. Отследить, поступило ли заявление получателю можно на официальном сайте Почты России. Там будет указана дата доставки, что позволит понять о точке начала отсчета срока рассмотрения вашего обращения. О стадии рассмотрения можно узнать по телефону.

Виды обращений граждан

Руководствуясь законом №59 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», лица могут выбрать письменную или устную форму. Последняя применима только для получения информации о стадии процесса, решения вопроса о подсудности или получения иной консультации, не требующей письменного сопровождения. Рассматривать устные обращения граждан государственные служащие не обязаны и, следовательно, ждать активных действий от них не придется.

Письменная форма, в свою очередь, применяется для предложений, заявлений и жалоб. Их регистрация в канцелярии делает рассмотрение письменных обращений граждан обязательным для органов публичного управления.

Любой ответ на письменное обращение граждан дается в аналогичной форме. Срок ответа на просьбы граждан составляет 30 календарных дней. В нем должна содержатся информация о предмете просьбы, о лице, которое его рассматривало и, следовательно, принимала решение по нему, а также само решение. Если оно положительное, будет расписано о дальнейших действиях, которые намерены предпринять по соответствующему вопросу. Отрицательный ответ должен содержать конкретные причины отказа в удовлетворении требований, на основании какой нормы действующего законодательства принято данное решение.

Срок ответа на обращение граждан в правоохранительные органы

Подача заявления о преступлении в полицию является исключительным случаем. Данную процедуру не регулирует закон об обращении граждан РФ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, так как это попадает под действие закона «О полиции» (№3-ФЗ). В соответствии с ним, правоохранителям отводится до десяти календарных дней на рассмотрение заявления, а также на принятие решения о дальнейших действиях.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните:
8 800 511-39-66

Результатом может стать возбуждение уголовного дела, отказ или решение о перенаправлении обращения заявителя в иной орган в соответствии с подсудностью и полномочиями для рассмотрения конкретного обращения.