What are Features of a Great Task Management Platform?
- Comprehensive Integrations – Does this tool integrate with a variety of apps such as Google Calendar, Slack, Salesforce, Zapier, Bugsnag, etc?
- Tracking Task Progress – Is it easy to see which stage in the project everyone is and how you and your team are arriving at your goals? Can you visualize the project from many different views?
- Responsive Customer Support – Does the task management solution offer quick chat and email response times in case you need help?
- Ease of Use – Can it be used by beginners and expert project managers alike? Can it be adopted by both code and no-code teams and can collaboration exist between departments?
- Intuitive Flexibility – Can it be used for an infinite number of use cases? Can you execute task planning not only for marketing campaigns and software development, but also for personal goals and university projects?
- Frequent Updates and Features – Is the team behind the task management platform dedicated to crushing bugs, shipping new features, and listening to their users’ feedback?
These are some of the criteria we use to evaluate the task management platform, but you’ll be able to decide for yourself after reading through this list.
Apple Напоминания (веб, macOS, iOS)
Ну, таск-менеджер от Microsoft был, таск-менеджер от Google был, пришло время Apple. В последних обновлениях своих операционных систем Apple кардинально преобразила нативное приложение «Напоминания». Если раньше это был простенький список напоминаний, которые можно было разве что по папкам раскладывать, то теперь это крутой мощный таск-менеджер.
Напоминания о задачах могут срабатывать от времени, местоположения или, например, отправки сообщения кому-то. Задачам можно добавлять описания, приоритеты и изображения.
Я использую «Напоминания» для домашних семейных задач — когда надо что-то купить, куда-то съездить, что-то отремонтировать и так далее. Если тебе нужно что-то простое, и ты весь из себя фанат Apple, «Напоминания» — круто.
Плюсы:
Минусы:
Стоимость: бесплатно.
В подборке я сфокусировался именно на таск-менеджерах (не всех, а самых примечательных, на мой взгляд), но, имей в виду, что с задачей следить за списком дел могут справиться и другие предложения: системы для управления проектами, заметочники, тайм-трекеры и даже простые таблицы. Ищи, пробуй, а я попытаюсь тебе в этом помочь в этой и следующих статьях.
WEEEK (веб, Windows, macOS, iOS, Android)
Забавно, что именно в поисках идеального таск-менеджера я оказался в WEEEK. Мне так понравился сервис, так порадовало, как он сможет улучшить мою (и не только) жизнь в перспективе, что я без раздумий решил влиться в команду.
В основе WEEEK принцип недельного планирования — расписываешь планы на неделю и последовательно двигаешься от задачи к задаче. Можно создавать рабочие области (воркспейсы), в них — проекты. У задач можно делать подзадачи до 6 уровней вложенности — это будут полноценные задачи, а не простые чек-листы (хотя, и так их можно тоже использовать). В WEEEK есть мощная и гибкая система уведомлений — ты можешь самостоятельно указать, где какие уведомления ты хочешь получать. Я, например, включил себе уведомления о дедлайнах в Телеграм, и почти ничего не забываю.
Есть мобильные приложения для iOS и Android, которые постоянно обновляются, обрастая новыми возможностями, которых, сейчас, увы, не хватает.
Все фичи входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов (до 7 штук).
Плюсы:
Минусы:
Стоимость: бесплатно. Если нужно больше 7 проектов, стоимость составить 190₽ в месяц при оплате за год.
Why Do You Need Task Management Software?
1. It helps you organize work
We know you and your team work on multiple tasks every day!
Project tasks, HR activities, social media posts, invoicing, the list goes on.
Now try and imagine handling all of that with a pen and paper, or even an Excel sheet.
Exactly.
Unfortunately, this is all too common.
According to a recent study by ClickUp, 42% of employed Americans feel that they do not have all the technology and tools, such as task management apps, to succeed at work! Nearly half (45%) would give up 10% of their salary for an easier work life.
There’s no way you can keep track of every project task, meet your deadlines, track progress, and manage your team without a dedicated tool.
Luckily, task management tools are designed for this, acting as a safeguard against going crazy!
It’s a dedicated space to monitor your task progress, assign tasks, and manage schedules. It ensures that you’re able to efficiently track tasks and subtasks so that you meet your deadlines.
2. It helps your team collaborate effectively
Your task management tool will improve not only your team’s tasks but also your team collaboration capabilities.
As each task has a dedicated space, it’s easier for your team to consolidate information and work on things together. Also, as every assignee has access to this task space, nobody will be left out of the loop.
Your team can easily share files, ideas, and feedback to collaborate over tasks and get things done quickly.
3. It helps you prioritize tasks
All tasks were not created equal.
While every task needs to be addressed, some are more important than others.
So what do you do?
You start prioritizing tasks.
For example, finishing a client’s project is probably more important than deciding what your office party’s theme is, right?
Your task management tool will help you prioritize tasks to work on what’s most important immediately.
Which Online Task Management Software Will You Choose?
You don’t need us to tell you that there are lots of task management apps available. That’s apparent from any Google search or a glance at the productivity section of the app store.
So here are some suggestions for deciding which task management software is right for you:
Try a free plan before you buy it. You shouldn’t have to lay down your hard-earned cash on task management apps before knowing how they work. Test out some of the best free task management software to help you decide what you like and don’t like. Some online project and task management tools offer free trials. Be wary of those tools because you know a sales pitch will be coming at the end!
- Read the reviews of task management apps. Unless you love trying out new software as a hobby, you’ll probably want to see how others have used them. They may even show you a new way of using the software. You’ll also learn of any problems in that online task management software too.
- Check out the roadmap. Just because an online task management software doesn’t have the features you want doesn’t mean it won’t be there tomorrow. The best software companies are constantly iterating and releasing new features regularly.
First on the list? Get ClickUp for free today to discover how to manage task assignments, streamline your workflow, and boost everything else in your Workspace!
Things (macOS, iOS)
Things — мой любимчик. Возможно, дело в том, что я заплатил и за версию для айпада, и за версию для айфона (да, они продаются отдельно), и теперь мне совесть не позволяет его забросить, но факт: я им пользуюсь дольше всего. С перерывами, но пользуюсь.
Это чистое воплощение GTD: планируешь себе задачи в разных проектах; указываешь дедлайны и даты, с которых должна начаться работа над задачей; а потом каждый день разгребаешь задачи в разделе «Сегодня». Разгрёб — молодец, отдохни или иди ещё что-нибудь полезное сделай.
Собственно, кроме вот этой базовой идеи в Things нет никаких наворотов, и это круто. Там можно вешать теги на задачи, добавлять задачам описания и чек-листы и… на этом всё. Ничего лишнего.
Плюсы:
Минусы:
Стоимость: платно. Версия для айфона — 899₽, версия для айпада — 1790₽, версия для мака — 4690₽.
