Содержание
Правила тайм-менеджмента
Каждая техника базируется на определенных принципах. Чтобы уметь грамотно распоряжаться временем, изучите правила тайм-менеджмента для эффективного рабочего дня.
Ставьте цель правильно
Высокая мотивация гарантирована при наличии грамотно прописанного результата. Конечный итог всегда должен формулироваться так, чтобы не оставалось никаких «пробелов» на пути к реализации. Идеальным помощником станет методика SMART, согласно которой цель должна быть:
- конкретной;
- измеряемой;
- достигаемой;
- релевантной;
- ограниченной по времени.
Многие специалисты добавляют в технику еще один пункт «контролируемой», то есть выполнение можно проверить по окончанию. Неправильно прописать «заключить новый договор», грамотно сформулировать «заключить соглашение с поставщиком канцелярских товаров для обеспечения офиса всем необходимым не позднее конца следующей рабочей недели».
Правильная постановка целей
Планируйте действия
Чтобы планировать собственный рабочий график или распределять задачи между сотрудниками с последующим контролем, необходимо:
- наметить план тайм-менеджмента;
- составить проект с возможностью маневрирования в меняющейся ситуации, учетом потенциальных проблем;
- прописывание каждого требуемого шага;
- определение ответственных лиц и требуемых ресурсов.
Чем подробнее план, тем проще он реализуется. Пишутся краткие задачи, а затем каждая анализируется. Нередко выявляется необходимость привлечения новых сотрудников/специалистов, закупка материалов и даже прохождение обучения. С помощью различных приложений можно сделать план доступным для всех ответственных лиц, легко контролируя исполнение текущих задач.
Расставьте приоритеты
Приоритизация в тайм-менеджменте достигается либо за счет умения самостоятельно анализировать список составляемых дел (сделать это сложнее, чем кажется), либо с задействованием специальных методик:
- ABCD;
- матрица Эйзенхауэра;
- закон Парето.
Использование любой позволяет правильно расставить задачи по степени важности. Следует изучить особенности каждого, а затем отдать предпочтение более подходящему для себя принципу
Приоритетность целей
Не отвлекайтесь от важного
Основной ошибкой является неумение фокусироваться на главном. Причиной становятся собственное неумение концентрироваться или неблагоприятная окружающая обстановка. Чтобы сосредоточиться на приоритетной задаче, требуется:
- Отвести под «отвлечения» время до или после работы, обеденный перерыв. Приучив себя к подобному, можно увидеть, как график просто преобразится. Занимаясь трудовым процессом, надо забыть о личных смс, звонках, соцсетях, просмотрах роликов и так далее.
- Научитесь говорить «нет» отвлечениям, ненужным делам, проблемам, коллегам, просящим помочь с текущей работой. Звонки и письма откладывайте на потом, за исключением срочных и важных. Многие предпочитают сразу отвечать абсолютно на все, а оно просто отнимает драгоценное время.
Автоматизируйте свои действия
Работающие удаленно могут спокойно подстроиться под свои внутренние биоритмы. Сове лучше высыпаться, а жаворонку намечать побольше важных дел на утро. Когда приходится идти в офис ровно к 9.00, необходимо хорошо высыпаться, пересмотреть график и определить, во сколько ложиться, чтобы чувствовать себя бодрым на следующий день. Входя в определенный ритм, все начинает получаться словно на автомате. Можно даже научиться вставать без будильника.
Как лучше запоминать информацию?
Отдыхайте
Не забывайте делать паузы на чашечку кофе или чая. Можно сделать небольшую разминку. Оптимальным вариантом станет чередование короткого и более длинного отдыха. Работать без отдыха нельзя. Это приведет к перенапряжению, истощению, снижению продуктивности.
Неординарные приемы и технологии
Для управления временем применяют разнообразные методы и системы. Некоторые из них, несмотря на нестандартность, очень эффективны.
«Лягушка на завтрак»
Автор методики Брайан Трейси именует ее «поеданием лягушки», цитируя Марка Твена. Писатель прекрасно сказал, что если первое, что вы совершите утром, – съедите живую лягушку, сможете пережить остаток дня с осознанием того, что худшее позади. Ваша лягушка – это наиболее трудная либо нудная задача, нужно справиться с ней в первую очередь, без каких-либо отсрочек. Так вы избавитесь от эмоционального напряжения и груза, который давил бы в течение дня.
«Стейк из слона»
Крупные проекты, требующие большого планирования и осмысления, в тайм-менеджменте называет «слонами». Их предлагают резать на «стейки»: на такие части, которые могут быть завершены как мини-проекты или послужить этапами большого и важного проекта. Затем тайм-менеджеры предлагают планировать «съесть» такие «слоновьи стейки», выделяя для них временные интервалы в обычном ежедневном графике. Так будет легче приступить к выполнению поставленной задачи, лучше понять ее
Техника «Помодоро»
Созданная в 1992 году, методика Pomodoro дает возможность сконцентрироваться на выполнении важного задания без отвлечения на внешние раздражители. Суть этой технологии тайм-менеджмента – в промежутках, на которые подразделяется работа, условно называющихся помидорами
Длительность подобного «томата» составляет 30 минут: 25 минут работы и пятиминутный перерыв. Для их контроля используется звуковой таймер.
Как только таймер сработает, устройте пятиминутный перерыв. По завершению паузы нужно вновь заняться решением задания. Каждый цикл надо отмечать галочкой рядом с исполняемой работой. Спустя четыре «томата» – передышка от четверти до получаса. После выполнения задачи пометьте ее в перечне и приступайте к следующей.
Ведение перечня задач необходимо для самоконтроля и наблюдения за собственной эффективностью. Например, подводя итоги рабочей недели, вы сможете оценить, за какое количество «помидоров» было завершено то или иное дело.
Автоматизация и упрощение
Работа тела осуществляется по внутренним часам с природными, «плановыми» фазами как высокой, так и низкой энергии. У большей части людей в промежутках с 2:00 до 4:00 и с 13:00 до 15:00 происходит упадок сил. Но для каждого значение индивидуально. В это время лучше лечь спать либо заняться несложной, «механической» работой.
Похожие однообразные дела (написание писем, звонки) стоит делать подряд, а по исполнении переключиться на другую деятельность. Суть в том, что мозг привыкает к систематическим действиям и исполняет команды быстрее, как будто автоматически. Вы сами увидите, что к десятому звонку вам будет намного проще и свободнее разговаривать.
Последовательность тайм-менеджмента
Чтобы начать тайм-менеджмент правильно, нужно внимательно изучить последовательность действий. Вначале внимательно изучается теоретическая база и различные техники. После составляется план, определяются сроки и приоритеты.
№1. Планирование и постановка целей
Наличие четкого плана — неотъемлемая черта управления временем. При составлении собственного графика за основу вначале можно использовать готовый шаблон. По мере совершенствования собственных навыков появляется понимание, сколько требует времени та или иная задача.
Постановка целей и планов на год
Вначале определяются долгосрочные цели. Сюда могут быть включены следующие задачи:
- достижение определенного месячного заработка или устройство на желаемую должность;
- улучшение физической формы (избавление от лишних килограммов или набор мышц);
- путешествие;
- избавление от вредной привычки;
- работа по устранению негативных черт характера;
- челлендж не пить алкоголь/не курить или не заниматься любым другим негативным занятием в течение 100 из 365 дней.
В плане тайм-менеджмента на год определяются общие цели, которые точно можно достичь за год. После этого устанавливается, какие действия нужно предпринять для их достижения. Физическая активность и хобби включаются в общий план в свободные временные промежутки в течение дня.
Постановка целей и планов на месяц
В плане на месяц отражаются следующие задачи:
- повседневная рутина, которую хотелось бы начать выполнять (глажка, стирка, уборка, приготовление пищи);
- проекты по работе с дедлайнами;
- отдельные этапы более крупных целей (например, если главная цель на год — похудеть, то в месячном плане отражаются изменения в питании и физическая активность).
В течение первого месяца многие новые занятия станут привычкой. Их станет гораздо проще выполнять в последующее время.
Постановка целей и планов на неделю
Чтобы составить план на неделю, следует оценить текущую степень загруженности, а также учитывать поставленные месячные и годовые цели. В недельный план включается:
- распорядок дня;
- места, которые потребуется посетить (магазин для закупок, спортивный зал, кафе, кинотеатр);
- этапы крупных проектов и сроки на выполнение.
Если в течение месяца нужно сдать крупный проект, то его следует разбить на фрагменты. В течение каждой недели нужно выполнять примерно 25%, после чего осуществлять проверку и контроль. В недельном плане обязательно должен быть отражен объем работы, которую потребуется сделать.
Постановка целей планов на день
Ежедневный план представляет собой четкий распорядок дня, в котором отражается следующая информация:
- подъем;
- время на сборы и завтрак;
- дорога до работы;
- обед и перерыв;
- время на хобби, уборку и домашние задачи;
- ужин;
- отбой.
В ежедневном плане должно быть отражено время на выполнение каждой задачи. Можно использовать стандартный распорядок дня. Непосредственно перед нужным днем в шаблон вносятся необходимые изменения. При наличии возможности можно составлять подробный распорядок на неделю.
№2. Сроки достижения
Цель не имеет смысла, если не определять сроки достижения. У новичков часто возникают сложности с определением времени на выполнение задания. Выставляются либо слишком длительные, либо слишком короткие сроки. В итоге поставленная задача не реализуется.
Чтобы не испытывать проблем, необходимо проверить свою цель на соответствие следующим критериям:
- реальность;
- конкретность;
- возможность достижения.
В интернете изучается практическая информация про то, сколько люди в среднем тратят на выполнение похожих задач. Например, обучиться водить машину и получить водительские права можно за 3-6 месяцев.
№3. Приоритеты
После составления годового плана следует определить более и менее приоритетные задачи. У каждого человека имеются ограничения во времени, поэтому следует грамотно включить каждое действие в план.
У каждой цели есть собственные временные пороги. Например, английский язык нет смысла изучать, если не удается выделить ему хотя бы 5 минут в день. Если изучение языка — приоритетная задача, то ему можно уделять более 30-60 минут в день. Те же правила действуют для спорта и освоения дополнительной профессии.
Обычно в течение года удается достигать 1 приоритетной цели и делать существенный прогресс в 2-3 низкоприоритетных.Чтобы определить приоритеты, можно использовать специальные методики тайм-менеджмента.
Расстановка приоритетов
В статье Что такое тайм-менеджмент мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства. Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.
Метод “АБВГД”
Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси
Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:
- А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
- Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
- В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
- Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.
- Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.
Эта простая схема отлично работает. Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.
Правило “1-3-5”
Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас
Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:
1 важное дело – написать квартальный отчет;
3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;
5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.
Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга
Начать развиваться
Правило трех
Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них.
Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.
Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь
С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности. Всего получается 4 категории дел:
- важные и срочные;
- важные и несрочные;
- неважные и срочные;
- неважные и несрочные.
После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале). Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука.
Закон Парето
Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”. Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать.
Автофокус
Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову. Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.
Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания
Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли. Его и выполняйте
Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.
Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию.
Метод «90 на 30»
Кто придумал: Тони Шварц, писатель, блогер и основатель компании The Energy Project.
В чём заключается: по этому методу на работу отводится полтора часа (90 минут), а после — полчаса на отдых. После этого цикл повторяется. Каждый полный цикл занимает два часа.
Важно: первые циклы отводите на самые важные и сложные дела, а следующие – на менее важные. Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17»
Отличие в цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва
Вариант метода: частный случай метода «90 на 30» — метод «52 на 17». Отличие в цифрах: здесь рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдых — 17 минут. Используйте этот вариант, если чувствуете, что у вас нет сил работать полтора часа без перерыва.
Кому подходит: метод универсальный. Лучше подойдёт тем, кто привык мыслить временными интервалами и отводить на работу определённое время. А чтобы понять, какой временной интервал лучше подходит вам, можно попробовать оба варианта метода.
Основные понятия тайм-менеджмента
Есть несколько терминов, которые должны понимать те, кто решил обучиться управлению временем:
- Альтернативная стоимость времени – цена тех благ, что смогли стать вашими в единицу времени, но вы от них отказались, «приобретя» что-нибудь иное. Концепция полезна в случае расстановки приоритетов, чтобы понимать, чем вы жертвуете, выполняя рутинные дела вместо важных.
- Бездефицитность сил – принцип, в соответствии с которым труд и отдых обязаны соотносится так, чтобы к окончанию дня, недели либо года был достигнут нормальный уровень работоспособности. Этого можно достичь только в случае, если за повышенной затратой сил, например авралом на работе, будет идти соответствующее уменьшение нагрузки. Иначе неизбежно накапливание усталости, способной стать причиной срывов и резкого снижения продуктивности.
- Дедлайн (deadline) – крайний срок для завершения выполнения задания. Если результат получен позже, его ценность опускается.
- Делегирование – перекладывание исполнения задания на персонал, сослуживцев, внешних поставщиков, приобретение услуги, которая заменяет «собственноручное» решение задачи. Если делегируются полномочия, значит, передаются ресурсы и права, нужные для исполнения задачи.
- Методы тайм-менеджмента – определенный порядок действий, помогающий выполнить поставленную задачу.
- Система управления временем – комплекс методик и технологий, позволяющий с максимальной быстротой и эффективностью достичь цели.
Нужно знать также, что собой представляют поглотители времени. Это обстоятельства, например, люди, задачи, особенности внешней среды, которые становятся причиной неэффективного растрачивания временного ресурса. Существует большое количество факторов, «занимающихся воровством» рабочего времени. Одни яркие и заметные, воздействие других проявляется исподволь. К «ворам времени» можно причислить прокрастинацию, то есть отсрочивание решения важных дел, бесполезные поездки и встречи, не вовремя сделанные звонки, «электронку» и соцсети, которые отвлекают от работы.
Тайм-менеджмент – поясняем простыми словами
Тайм-менеджмент в прямом переводе с английского значит «управление временем». Этот навык никак не касается путешествий в прошлое или будущее, но он помогает не жалеть о времени, которое уже прошло.
Основная задача, которую ставит перед собой тайм-менеджмент – это повышение продуктивности. Человек использует лишь малую долю своего рабочего потенциала.
При правильном планировании можно распределять время так, что количество времени, которое уходит на работу, будет меньшим, а эффективность труда станет выше.
Если тайм-менеджмент – это управление, чем оно отличается от обычного расписания? Эта методика состоит из трёх условных блоков: анализ, составление графиков и выработка привычек, которые помогут следовать этому графику.
Методы тайм-менеджмента
Управление временем и упорядочивание планов личной работы может осуществляться с помощью различных подходов. В тайм-менеджменте наиболее распространены три метода:
- метод «Альпы»;
- метод «ABC»;
- метод Эйзенхауэра.
Планирование личной работы по методу «Альпы» включает в себя пять последовательных стадий, выполняемых циклически:
- Первая стадия состоит в структуризации и сортировке задач.
- На второй стадии оценивается продолжительность необходимых действий.
- Третья стадия предполагает распределение имеющегося времени в соответствии с принципами организации рабочего времени, в частности, резервирования времени.
- На четвертой стадии принимаются решения в зависимости от приоритетов и перепоручений.
- Пятая стадия включает в себя контроль, учет выполненных задач.
В соответствии с данным методом, очередность запланированных задач устанавливается с помощью принципа Парето в соотношении 80:20. Комбинирование метода «Альпы» и принципа Парето основывается на том, что в рамках значимой совокупности запланированных задач лишь малая часть отдельных задач представляет собой приоритетные мероприятия. Иными словами лишь 20% запланированных дел принесут 80% запланированного результата. Оперируя данной методикой, можно существенно повысить эффективность своего рабочего времени и перераспределить его в пользу выполнения более существенных задач.
Метод анализа ABC основывается на том, что процентное соотношение дел по степени их важности в сумме остается неизменным. В соответствии с методом ABC в тайм-менеджменте все планируемые задачи распределяются в зависимости от их значимости на три категории, которые соотносятся с тремя закономерностями данного метода
Закономерности метода ABC включают в себя следующие:
- наиболее значимые задачи составляет 15% от общего количества задач, которые должен решить менеджер, тогда как результат от их решения составляет около 65% в достижении поставленных целей;
- важные задачи составляют 20% от их общего количества, и их вклад в достижение поставленных целей также составляет 20%;
- наименее важные задачи занимают в общей совокупности 65%, тогда как их вклад в достижение стоящих перед менеджером целей составляет всего 15%.
Закономерности ABC-анализа
Методика планирования личной работы с помощью анализа ABC заключается в том, что необходимо составить перечень запланированных задач, систематизировать их, определить очередность выполнения, степень их важности и распределить запланированные задачи по категориям A, B и C. В результате применения данной техники, вы решаете задачи категории A, 15% от общего количества запланированных задач
Вместе с тем, 20% задач, которые отнесены к категории B, могут быть перепоручены, а 65% задач категории C подлежат обязательному перепоручению в силу их малой значимости. В результате, вы наиболее эффективно решаете самые важные задачи, что позитивно сказывается на результативности управления вашим временем.
Метод Эйзенхауэра представляет собой ускоренный анализ задач и является вспомогательным в таких случаях, когда требуется быстро принять решение о приоритетности стоящих перед ним задач. В целях повышения эффективности тайм-менеджмента приоритеты устанавливаются по двум критериям: срочность и значимость задачи. В результате все задачи, стоящие перед менеджером, распределяются на четыре группы:
- Срочные и важные задачи;
- Менее срочные, но одновременно важные задачи;
- Срочные, но менее важные задачи;
- Менее срочные и менее важные задачи.
В соответствии с данной методикой организацией времени вы должны самостоятельно решить задачи первой и второй группы, однако решение задач второй группы необязательно осуществлять сразу, это можно сделать после решения задач первой группы. Решение задач третьей группы нужно в экстренном порядке перепоручить другим лицам
Решение задач четвертой группы следует перепоручить другим лицам с учетом степени срочности и важности их выполнения
Как обучиться тайм-менеджменту
Для обучения искусству тайм-менеджмента существуют специальные психологические тренинги в виде деловых игр для студентов.
«Составление тайм-плана»
- Участники разбиваются на команды по несколько человек (можно работать и в одиночку).
- Каждой команде дается задание за отведенное время составить тайм-план определенного мероприятия.
- Участники обсуждают и конкретизируют план, указывая время на каждый пункт.
- По окончании каждая команда представляет свой план.
- Обсуждение и анализ планов. Нахождение неучтенного времени и способов их сокращения.
- На основе обсуждения разрабатывается общий тайм-план.
«Хронофаги»
Участники сидят в кругу. По очереди передают друг другу какой-либо предмет, называя при этом свои привычки, «пожирающие» время. Это могут быть болтовня по телефону, зависание в соцсетях и мессенджерах, прокрастинация, залипание в телевизор, компьютерные игры и т.д.
«Секундомер»
Упражнение на индивидуальные особенности восприятия времени. Участники одновременно по команде закрывают глаза и открывают их, когда по их ощущениям прошла минута (считать про себя секунды нельзя), проверяя себя по секундомеру.
По окончании эксперимента подводятся итоги:
- Если студент открыл глаза ранее, чем через 55 секунд, это означает, что он слишком торопится. Время течет медленнее, чем ему кажется. Существует опасность быстрого истощения нервной системы. Ему рекомендуется избавиться от суеты.
- Если упражнение заняло более 66 секунд, это свидетельствует о неторопливости студента. Возможно, ему часто не хватает времени из-за медлительности. Ему рекомендуется ускорить восприятие времени.
Упражнение на постановку целей
Студентам дается задание за пять минут сформулировать свои цели таким образом, чтобы они были:
- конкретными;
- реальными;
- ограниченными по времени достижения;
- важными;
- измеряемыми.
Затем участники зачитывают свои списки, анализируют результаты.
Упражнение на распределение задач по матрице Эйзенхауэра
Участники делятся на 4 команды, им дается список задач, которые следует распределить на 4 группы:
- Важные и срочные (форс мажорные, требующие немедленного выполнения).
- Важные, но не срочные (заранее запланированные).
- Срочные, но не важные (второстепенные).
- Не важные и не срочные (поглотители времени).
Задача студентов — выработать общее решение за 3 минуты. Каждая команда представляет результаты по одной из четырех групп. Происходит коллективное обсуждение, каких незапланированных ситуаций можно было бы избежать при правильной организации времени, умении предвидеть события и рационально планировать собственные дела.
Телесные «хаки»
28. Упражняйтесь.29. Питайтесь правильно. 30. Перестаньте пить кофе по привычке.31. Употребляйте кофеин умно. 32. Прекратите употреблять кофеин за 4-6 часов перед сном. Примечание переводчика: помните, что кофеин — это не только кофе, но и чай.33. Пейте больше воды.34. Пейте пол-литра воды сразу после пробуждения. 35. Ведите «дневник питания». 36. Спите достаточно, даже если для этого нужно поспать подольше. 37. Скажите нет «стаканчику на ночь».38. Установите кондиционер в вашем офисе на 21-22ºC. 39. Установите кондиционер на 18.5ºC на ночь. 40. Вздремните. 41. Постоянно следите за тем, сколько у вас энергии, и действуйте соответственно. 42. Определите свое «биологически лучшее время»43. Улыбайтесь! 44. Покрасьте ваш офис в правильные цвета.45. Не подвергайте себя «голубому излучению» перед сном. 46. Получайте больше натурального света.47. Скачайте f.lux.(Примечание переводчика: мне читать с красноватого экрана оказалось достаточно тяжело, поэтому я довольно быстро отключил это приложение)
Time-management – что это такое и как возник
Противоположность этому, понятие «прокрастинация». Это постоянное откладывание важных дел в «долгий ящик». Прокрастинатор «тянет» до последнего и приступает к активным действиям, когда уже «припекло». Уверен, что и у вас бывают приступы лени, однако с ними нужно справляться и развивать в себе волевые качества.
Основная задача тайм-менеджмента (ТМ) – успевать больше, делать лучше, уставать меньше. Если вы постоянно находитесь в режиме спешки, сдвигаете дедлайны и испытываете стресс от того, что не успеваете сделать запланированное, значит, ваша личная эффективность оставляет желать лучшего.
Расскажу, как возник тайм-менеджмент.
Еще 2000 лет назад Сенека – римский философ и мыслитель озвучил идею оценки потраченного времени на хорошее, плохое и бесполезное
Далее он предложил вести учет времени и делать это письменно, чтобы каждое важное дело было доведено до конца
Сенека также выступил за оценку эффективности прожитых лет. По его мнению, каждый мыслящий человек должен регулярно подводить некоторый итог своей жизни. Например, раз в год. Даже наш президент в своем новогоднем обращении несколько минут уделяет подведению итогов за ушедший год.
Вильфредо Парето
Многие успешные люди применяют активно этот принцип на практике: бизнесмены подводят финансовые итоги каждый квартал, спортсмены замеряют дельту достижений ежемесячно.
Следующий виток в развитии тайм-менеджмента принесла эпоха индустриализации. Управляя промышленными предприятиями, нужно было планировать время, за которое работник выполнял ту или иную задачу, появилось понятие рабочего графика и трудовых смен.
Экономист и социолог Вильфредо Парето вывел опытным путем закон, названный в дальнейшем в его честь.
В нашем случае, 20% правильно использованного времени сэкономят вам 80% рабочих часов.
Освоив навыки оптимального распределения ресурсов, вы повысите свою производительность, станете зарабатывать больше.
Этот принцип действует во всех сферах жизни. Например, 20% людей владеют 80% денег
Управление временем включает в себя:
- анализ временных затрат;
- грамотное планирование и постановку целей;
- самоорганизацию;
- делегирование задач;
- составление списков;
- мониторинг деятельности;
- расстановку приоритетов;
- исключение лишнего.
Изначально такая деятельность применялась только по отношению к бизнесу. Но постепенно выяснилось, что ТМ отлично работает во всех сферах жизни, включая бытовую.
Управлять самым ценным и невосполнимым ресурсом люди пытались во все времена. Но как полноценная дисциплина тайм-менеджмент получил распространение только в 20 веке.
Замечено, что люди, освоившие навыки ТМ, не только более эффективны в профессиональном плане, но и более здоровы, жизнерадостны и успешны в личных отношениях. Правильное распределение личных ресурсов позволяет осмыслить свою жизнь с точки зрения развития и самосовершенствования.
Правила тайм-менеджмента
Среди основных правил тайм-менеджмента, которых потребуется придерживаться, выделяют:
1. Своевременное приготовление к предстоящей работе. Не следует откладывать на потом важную работу. Если вовремя начинать подготовку и определить время старта и окончания, будет легче справиться с заданием.
2. Сохранение порядка и в голове, и в комнате. Очень часто специалисты отмечают взаимосвязь с порядком в комнате, на рабочем столе и в помещении с продуктивностью.
3. Недопущение многозадачности. На первый взгляд выполнение нескольких задач одновременно может показаться продуктивным занятием. Однако на деле не рекомендуется распыляться на несколько видов деятельности.
4. Избегание прокрастинации. Откладывание любого занятия допустимо только при наличии веской причины или реальной сильной усталости. Чаще всего прокрастинация возникает при чрезмерно загруженном графике или при осознании масштаба задачи.
5. Планирование действий. План действий составляется с учетом среднего времени выполнения той или иной задачи. Если работать по четкому распорядку в среднем темпе, значительно повышается эффективность.
6. Исключение отвлекающих факторов. Следует избавиться от всех раздражителей, а также контролировать использование гаджетов. В плане следует предусмотреть период, когда пользоваться компьютером или смартфоном для просмотра развлекательного контента допустимо.
7. Правильный цикл отдых-бодрствование. Ложиться спать и просыпаться необходимо примерно в одно и то же время ежедневно. Без качественного сна, длинною 7-8 часов, сложно продемонстрировать максимальную эффективность.
8. Разбитие сложных задач на маленькие блоки. Осознание размера и сложности выполнения поставленной цели может привести к фрустрации и прокрастинации. Чтобы не допустить этого, необходимо разбивать задачу на блоки.
9. Установка крайних сроков для выполнения того или иного задания. Наличие дедлайнов на каждый этап выполнения работ позволит вовремя заканчивать крупные проекты.
Рекомендуется начать тайм-менеджмент с соблюдения правил от простых к сложным. Вначале нужно налаживать общий распорядок дня и создавать простые планы. По мере совершенствования навыка управления временем можно начинать применять более сложные методы и техники.
«Метод помидора», или «Система 25 минут»
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — и это дало название методу.
В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново — продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.
Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу — например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.
Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений — под Windows, iOS и Android
Если система вам понравится, обратите на них внимание
